Comunicato stampa per un evento: esempio da copiare, prima e dopo

Per un evento servono due comunicati stampa: quello pre evento, che lo annuncia, e quello post evento, che racconta com'è andato. Non basta passare i verbi dal futuro al passato: sono due testi con due lavori diversi.

Vale per una gara, una festa, una mostra, un concerto, una giornata di volontariato.

Pre evento e post evento: cosa cambia

• Prima: l'annuncio. Serve a far sapere che l'evento c'è e a portare gente. Al centro ci sono le informazioni pratiche: giorno, ora, luogo, come partecipare. E il motivo per cui è una notizia: una prima edizione, un ospite, un anniversario, un campionato che arriva in città.
• Dopo: il racconto. Serve a chi non c'era. Al centro c'è il risultato, nella prima riga: chi ha vinto, quante persone sono venute, cosa è successo. «Si è svolta con grande successo» non è una notizia. Più tre o quattro foto buone.

Quando mandarli

• L'annuncio: una o due settimane prima. Se ci sono iscrizioni, manda un primo comunicato quando si aprono e un promemoria pochi giorni prima.
• Il racconto: il giorno stesso, o al massimo la mattina dopo. Un risultato di tre giorni fa, per un sito di notizie, è già vecchio.

Il comunicato del dopo preparalo prima dell'evento: titolo, attacco e informazioni già scritti, con gli spazi vuoti per risultati e numeri. Alla fine devi solo riempirli e scegliere le foto.

La struttura di un comunicato stampa

Una pagina basta: fra le 250 e le 400 parole. Chi lo riceve deve capire la notizia dalle prime righe e trovare tutto il resto senza doverti chiamare.

1. Intestazione. «Comunicato stampa», il nome dell'associazione, il luogo e la data in cui lo mandi, non quella dell'evento.
2. Titolo. La notizia in una riga, con il nome dell'evento e il luogo. Niente aggettivi: «A Follonica il Campionato Italiano Vaurien», non «Un evento imperdibile».
3. Attacco. Le prime tre o quattro righe rispondono a cinque domande: chi, cosa, dove, quando, perché. Se il giornalista legge solo queste, deve poter scrivere la notizia.
4. Corpo. I dettagli in ordine di importanza: programma, ospiti, numeri, partner. Paragrafi brevi.
5. Citazione. Una, al massimo due, di persone vere, con nome e ruolo. Deve dire quello che i fatti da soli non dicono: perché l'evento conta. Chiedila alla persona e fagliela rileggere.
6. Informazioni pratiche. Data, orari, indirizzo, se l'ingresso è libero, come iscriversi, il link al programma.
7. Chi siamo. Due o tre righe su chi organizza: cosa fa e dove trovarlo. Sono sempre le stesse, in fondo a ogni comunicato.
8. Contatti per la stampa. Nome, telefono ed email di chi risponde davvero, anche il giorno dell'evento.

L'oggetto e il testo della mail

Il giornalista vede l'oggetto prima di tutto il resto, in mezzo a decine di altre mail. Scrivi cosa, dove e quando, e se ci sono le foto:

• prima: Comunicato stampa – [Nome evento] a [luogo], [data]
• dopo: Comunicato stampa – [Nome evento]: [risultato principale], con foto

Sopra il comunicato bastano tre righe. Poi incolla il testo nel corpo della mail e allegalo anche in Word o PDF: chi lo riceve deve poterlo copiare senza riscriverlo.

Manda una mail per ogni redazione. Oppure metti il tuo indirizzo in «A» e quelli delle redazioni in «Ccn», la copia nascosta. Mai una lista di indirizzi in chiaro: sembra spam, e mostra a tutti i contatti degli altri.

Le foto da allegare

Nel comunicato del dopo le foto contano quanto il testo: una notizia con le foto pronte è più facile da pubblicare.

• Quante e come: tre o quattro, in JPG, orizzontali, almeno 1920 pixel sul lato lungo. Non quelle passate da WhatsApp, che arrivano compresse. Se insieme superano i 10 MB, nella mail metti il link a una cartella da cui scaricarle.
• Didascalia per ognuna: chi o cosa si vede, dove, quando. Più il credito: «Foto di [nome]».
• Diritti: manda solo foto tue o di chi ti ha autorizzato a farle pubblicare, e cita sempre l'autore. Niente immagini prese da internet.
• Minori: nessun bambino o ragazzo riconoscibile senza una liberatoria firmata da entrambi i genitori, che preveda anche l'invio ai giornali e la pubblicazione online. Una liberatoria valida solo per i canali dell'associazione non basta. Nel dubbio scegli foto in cui non si riconosce nessuno: di spalle, da lontano, il campo di gara o le barche in mare.

Per l'annuncio va bene anche una foto dell'edizione precedente: scrivilo nella didascalia. Meglio una foto vera che una locandina piena di testo. Alle regate della Lega Navale di Follonica vado in mare io a fotografare: le stesse foto vanno ai giornali e sui social.

A chi mandare il comunicato: le redazioni locali

Il comunicato va a chi racconta la zona dell'evento: quotidiani con le pagine locali, siti di notizie, testate del tuo settore, tv locali. In provincia di Grosseto, per esempio:

• quotidiani con le pagine di Grosseto: Il Tirreno e La Nazione;
• testate della provincia: Il Giunco, Maremma News, Grosseto Notizie, Corriere di Maremma;
• sport: Grosseto Sport, più i canali della tua federazione;
• televisione: TV9 Telemaremma.

L'indirizzo della redazione di solito è nella pagina dei contatti di ogni testata. Col tempo scoprirai chi segue la tua zona o il tuo sport: scrivi anche direttamente a quella persona. Il comunicato non garantisce l'articolo: la scelta è sempre della redazione.

Un esempio vero: due regate a Follonica

Dal 6 all'8 settembre 2024 la Lega Navale Italiana di Follonica ha organizzato due regate insieme: il Campionato Italiano della classe Vaurien e la tappa italiana dell'Europa Cup RS500. Il Giunco ne ha scritto due volte prima, il 22 agosto e il 4 settembre. E una volta dopo, il 9 settembre: il lunedì dopo l'ultima regata.

Qui sotto riscrivo i due comunicati come li scriverei oggi: non sono i testi usciti sul giornale. Uso solo i fatti di quegli articoli, così puoi controllarli. Tra parentesi quadre lascio quello che negli articoli non c'è, come orari e premiazione, e i nomi dei velisti. Le citazioni sono vuote apposta: si chiedono alle persone, non si inventano.

Guarda come cambia l'attacco: prima contano il quando e il dove, dopo conta chi ha vinto. Le date restano, ma nella seconda frase. Dal 2020 seguo la comunicazione della sezione: il lavoro è raccontato nel caso Lega Navale Follonica.

Il modello da copiare, pre e post evento

Copia il modello e riempi le parentesi quadre. Poi togli le parti in grassetto: servono solo a te. L'oggetto va nella riga dell'oggetto della mail. Il resto lo incolli nel corpo, nello stesso ordine, sotto le tre righe per la redazione.

Errori tipici

• Aprire con «grande successo» o «evento imperdibile». Scrivi il fatto: gli aggettivi li sceglie il giornalista.
• La notizia nascosta in fondo, dopo i ringraziamenti.
• Il comunicato solo in allegato, o solo nella locandina.
• Numeri arrotondati o gonfiati: scrivi il numero vero, non «centinaia».
• Minori riconoscibili senza una liberatoria che copra anche i giornali. Foto che mettono in imbarazzo qualcuno, o di chi ha chiesto di non comparire.
• Nessun contatto, o un telefono che il giorno dopo non risponde.
• Il racconto mandato una settimana dopo.

Se segui una squadra o un'associazione, le stesse notizie servono anche ai social: ne parlo nella pagina su social e ufficio stampa per società sportive e associazioni. Se preferisci non pensarci tu, qui spiego il mio lavoro di ufficio stampa in provincia di Grosseto: scrivo i comunicati, preparo le foto e li mando alle redazioni.

Domande frequenti